НОВОСТИ В УЗБЕКИСТАНЕ
Рынок ивентов в Узбекистане развивается: государственные структуры и частный сектор используют мероприятия как инструмент коммуникации и укрепления репутации.
Unique Present Media Holding — один из крупнейших игроков на рынке ивентов. Под управлением основателя Арсена Длянчева и управляющего партнёра Динислама Насирова холдинг проводит сотни мероприятий в год. В портфеле Unique Present — кейсы разного уровня: от деловых встреч до знаковых событий, таких как Ташкентский международный инвестиционный форум, диалог президента с предпринимателями, ежегодное заседание группы Исламского банка развития.
Часто заказчики приходят к специалистам Unique Present с одними и теми же болями. Ниже — шесть типичных ситуаций, с которыми сталкиваются клиенты, а также решения, что дают возможность их избежать.
Менеджер не выходит на связь
Если в агентстве не выстроены чёткие бизнес-процессы, то заявка может затеряться, а ответ менеджера затянуться. В Unique Present цепочка работы с клиентом стандартизирована: прописаны регламенты, роли и порядок обработки входящих обращений. Так, не отвеченный звонок автоматически перенаправляется по цепочке — от младшего специалиста к менеджеру, затем к старшему менеджеру и управляющему партнеру.
Дополнительно используется CRM-система. Она даёт возможность видеть актуальный статус задачи, отслеживать этапы работы и не упустить важные точки взаимодействия с заказчиком. Это исключает ситуации, когда клиент остаётся без ответа или вынужден напоминать о себе.
В рабочей группе с заказчиком всегда присутствуют минимум три специалиста агентства: менеджер, старший менеджер и ивент-директор. Когда один не на связи, то подключается другой. Однако такая модель требует ресурса: в штате Unique Present более 80 человек. Это помогает покрывать большие объёмы и оперативно реагировать на запросы.
Отсутствие финансовой прозрачности
Для ивент-менеджера важно действовать в рамках утверждённого бюджета и обеспечивать прозрачность расчётов. Для этого смета разбивается на конкретные позиции. Добавляя или исключая услуги, клиент видит, как меняется итоговая сумма.
На длинных циклах согласования иногда возникают непредвиденные ситуации. Например, однажды уже после утверждения сметы площадка подняла стоимость на 25%. Тогда команда Unique Present вышла на переговоры с руководством и добилась сохранения старой цены.
Нет вау-эффекта
Одна из самых частых претензий к ивент-агентствам — шаблонный сценарий: одинаковые конкурсы, одни и те же ведущие. Чтобы избежать этого, в Unique Present работает отдельная креативная команда. Её задача — не заполнить тайминг, а выразить идею и характер бренда. Сценарий строится вокруг эмоции, которую гости должны унести с собой. Главное правило Unique Present — давать больше, чем ожидает клиент. Это значит не просто провести мероприятие, а добавить решение или деталь, которые запомнятся надолго.
У креативного отдела Unique Present высокие стандарты. Все решения разрабатываются in-house — агентство не обращается к внешним студиям, а работает с собственной командой, которая заточена под задачи ивентов. Часто дизайнеры агентства бонусом отрисовывают концепт в 3D, чтобы клиент заранее увидел, как будет выглядеть площадка, декорации и ключевые зоны.
Многие ивент-менеджеры пришли из КВН, что дало команде насмотренность, чувство юмора и умение удивлять. Это помогает находить свежие идеи, которые делают мероприятия живыми и непохожими на другие.
Срыв сроков
Надёжное агентство выстраивает систему, при которой форс-мажоры не решаются, а предотвращаются. В Unique Present у каждого проекта есть дорожная карта, чек-листы и внутренние трекеры. Они помогают держать сроки под контролем и не упускать важные задачи.
Благодаря давнему и продуктивному сотрудничеству с площадками агентство получает преференции — например, дополнительные часы на монтаж без доплаты. Это даёт возможность сдать площадку заранее и выиграть время для репетиций и дополнительных брифингов. Такой подход снижает уровень стресса, даёт возможность избежать спешки и помогает клиенту быть уверенным в результате.
Хаос на площадке
Паника — предсказуемая реакция клиента, если подрядчики опаздывают, а артисты не знают сценарий. В такой ситуации заказчик сам становится координатором. В Unique Present на площадке обязательно присутствует старший менеджер, который управляет всеми потоками: от артистов и технической команды до официантов. Клиент остаётся в позиции наблюдателя, а не ответственного лица. Это помогает заказчикам сфокусироваться на своих важных задачах, а не заниматься организационными моментами. Кроме того, управляющие партнёры холдинга рандомно выбирают проекты для личного посещения, чтобы убедиться, что система работает на всех уровнях.
Порядок и соблюдение тайминга на мероприятии в том числе зависят от подрядчиков. В пул Unique Present попадают только надёжные компании. Агентство проверяет каждого партнёра и вносит во внутреннюю базу информацию о технических возможностях, составе команды, руководстве и тому подобное.
За 15 лет работы на рынке агентство сформировало список проверенных поставщиков, которые знают стандарты Unique Present и работают с полной отдачей. Партнёры понимают, что холдинг проводит сотни мероприятий в год и от каждого проекта зависит допуск к следующим.
Отсутствие постаналитики
После мероприятия важно зафиксировать результат: вовлеченность участников, посещаемость, PR-эффект. Эти данные заказчики используют в отчётности, а также при корректировке коммуникационных планов или для разработки новых стратегий. Поэтому по итогам PR-ивента команда готовит отчёт с цифрами, выводами и рекомендациями.
Кроме того, ивент-менеджер обязательно собирает обратную связь, а через 2−3 дня с клиентом связывается независимый сотрудник. Его задача — получить честную оценку взаимодействия. Если заказчик остался недоволен, то команда разбирает ситуацию и либо меняет менеджера, либо проводит работу над ошибками. Так каждое мероприятие становится точкой роста для агентства.
Организовать событие без срывов и лишних нервов, но с результатом, который оценят и гости, и руководство, можно при любом бюджете. В портфеле Unique Present — проекты с разным масштабом и задачами. Посмотреть, как они реализованы, и получить идеи для собственного мероприятия можно на сайте.
Телефон: (+998) 78−555−50−84.
Facebook: fb.com/UniquePresent
Instagram: @uniquepresent
На правах рекламы.
