НОВОСТИ В УЗБЕКИСТАНЕ
Компания в Узбекистане открывает новые площадки, расширяет закупки, начинает экспортировать — и привычная система учёта перестаёт успевать за бизнесом. Финансы, склад и продажи ведутся в разных программах и таблицах. Чтобы понять, сколько компания заработала и какие ресурсы ей понадобятся дальше, руководителю приходится ждать, пока сотрудники сведут данные вручную.
SAP Cloud ERP помогает объединить эти процессы в одной системе. Но переход в облако — не только IТ-проект: компании нужно подготовить данные, согласовать правила работы подразделений и решить, какие процессы она готова изменить. Инга Прангишвили, директор IТ-компании IBA IT Georgia, поделилась пятью советами для бизнеса Узбекистана, который планирует внедрение системы.
SAP Cloud ERP — новая облачная система для малого и среднего бизнеса
От ручного сведения данных избавляет ERP-система, но до недавнего времени она оставалась слишком дорогой для среднего предприятия. В Узбекистане среди малого и среднего бизнеса набирает популярность SAP Cloud ERP — облачная система управления предприятием. Она работает по готовым отраслевым сценариям (Best Practices), поэтому её можно запустить быстро, без долгой первоначальной настройки.
«Эта ERP-система рассчитана на малый и средний бизнес, например, на небольшие производственные предприятия, FMCG-дистрибьюторов, розничные сети, логистические и фармацевтические компании, а также компании с несколькими юридическими лицами в нескольких регионах», — комментирует директор IBA IT Georgia.
Система объединяет процессы финансов, закупок, продаж, складские операции и учёт персонала в одной платформе. В отличие от традиционных решений, SAP Cloud ERP работает по модели подписки и не требует капитальных вложений в лицензии и оборудование. Когда финансы, закупки и склад работают с согласованными данными, руководителю проще видеть актуальную картину бизнеса и принимать решения без ручного сведения отчётов. По мере роста компании систему можно расширять — подключать новые возможности и пользователей, не начиная внедрение заново.
Ее основу составляют преднастроенные отраслевые процессы, которые SAP собрал по опыту тысяч проектов, поэтому компания получает передовые мировые процессы, и внедрение укладывается в шесть-девять месяцев. Система сразу формирует отчётность по международным стандартам, поэтому компании не приходится адаптировать её под требования банка или аудитора. Все эти преимущества делают SAP Cloud ERP привлекательной для активно развивающегося бизнеса Узбекистана, который хочет масштабироваться.
Назначить ключевых пользователей системы до старта проекта и разработать систему мотивации
Проект по внедрению SAP Cloud ERP начинается с формирования группы ключевых пользователей на стороне заказчика. Это сотрудники, которые вместе с консультантами интегратора разбирают процессы на воркшопах, принимают решения по настройке своего направления, проверяют систему во время тестирования и после запуска первыми переходят на работу в ней.
Отбирают их по знанию автоматизируемого процесса. Чаще всего это заместитель начальника отдела, который знает весь поток документов и понимает зоны ответственности внутри подразделения, либо специалист, которого руководитель считает перспективным и который свободно работает с учётными программами.
«Мотивацию для таких сотрудников собственник выстраивает сам. Работу в новой системе могут включать в расчёт премии и задавать ключевым пользователям норму по числу проведённых документов. Там, где денежные схемы не подходят, могут применять административные меры, например, не закрывают приёмку товара на складе, пока операция не оформлена во внедрённой системе», — рассказывает Инга Прангишвили.
Административный сценарий требует последовательности от руководства, потому что первое же исключение обесценивает правило и возвращает сотрудников к прежнему порядку работы.
Поставить измеримую цель внедрения и разделить ответственность с интегратором
Компания должна заранее понимать, какой результат хочет получить после запуска и как его измерить. Формулировка «нам нужен SAP» не работает как цель, потому что не переводится ни во временные сроки, ни в показатели эффективности. Отсутствие цели иногда вскрывается на демонстрации решения, когда вносить изменения уже дорого.
Цель проекта фиксируется в контракте совместными KPI, которые определяют зоны ответственности каждой из сторон. Интегратор отвечает за то, что функционал развернут и работает как прописано, а заказчик — что ключевые пользователи работают в новой системе. Разделение кажется очевидным, но без такой записи адаптация пользователей остаётся ничьей задачей, и каждая сторона рассчитывает на другую.
Принять, что подстраиваться под новую систему будет предприятие
В SAP Cloud ERP процессы преднастроены, и вендор не перепишет их под отдельного заказчика. Компания принимает целевую модель в том виде, в каком SAP собрал её по своим проектам, и приводит к ней собственные регламенты и распределение ролей. Эту работу выполняют до старта проекта, иначе она переходит на этап внедрения и сдвигает сроки.
Цена проекта также строится на отказе от доработок. Внедрение SAP Cloud ERP укладывается в месяцы и обходится несопоставимо дешевле классического проекта только тогда, когда заказчик придерживается внедрения стандартного функционала. Каждая доработка удлиняет проект и увеличивает его стоимость.
Привести в порядок справочные данные до начала проекта
Нормативно-справочная информация, или мастер-данные — это справочники, которые система постоянно использует в процессах и которые со временем почти не меняются. К ним относятся, например, материалы, сырье, готовая продукция и контрагенты, то есть дебиторы и кредиторы предприятия.
В прежней учётной системе одна позиция обычно заведена несколькими записями под разными названиями. Шариковая синяя ручка числится в справочнике четырьмя строками, потому что один пользователь указал наличие колпачка, другой добавил производителя, третий артикул поставщика, а четвёртый написал название с сокращением. Для склада это четыре разных товара, а для отчётности — четыре разные строки.
Приведение справочников к единому виду называется нормализацией, и от её качества зависит срок проекта. Интегратор передаёт шаблоны, по которым справочники загружают в новую систему, а заполняет их заказчик. Чем раньше компания закончит эту работу, тем меньше времени уйдёт на внедрение и тем дешевле обойдётся проект. На крупных предприятиях нормализацией занимается отдел НСИ, небольшой компании достаточно одного выделенного сотрудника.
Выбрать интегратора, у которого есть успешные проекты в Узбекистане
Одного только опыта внедрения SAP недостаточно, важно понимание региональной специфики, знание культурных особенностей и подходов в каждой стране. У команды должны быть действующие сертификаты по данному решению, международные проекты в портфеле, специалисты в регионе и завершённые внедрения в Узбекистане.
Локальное присутствие нужно не только для того, чтобы консультант приезжал на предприятие. Команда с завершёнными проектами в стране знает требования местного учёта и отчётности и уже прошла полный цикл внедрения на этом рынке, поэтому планирует сроки по собственному опыту, а не по общим нормативам.
Внедрение ERP проще, чем кажется, если к нему подготовиться
Современная облачная ERP — не финальная точка проекта, а первый шаг к предприятию, которое умеет быстро адаптироваться и принимать решения на основе данных.
«Внедрение SAP Cloud ERP устроено проще, чем большинство IT-проектов такого масштаба. В отличие от других систем, SAP Cloud ERP можно внедрить даже за 6−9 месяцев. Главное ответственно подойти к процессу и понять, что стоит сделать до старта проекта, чтобы все было запущено вовремя», — резюмирует директор IBA IT Georgia.
Технической экспертизы при этом не требуется. Публичное облако не предполагает ни собственной IТ-службы, ни администраторов SAP на стороне заказчика. От руководства нужны назначенные ответственные, сформулированная цель, подготовленные мастер-данные и готовность менять регламенты под стандартную модель. При таком наборе проект укладывается в срок, а компания получает систему, которая рассчитана на масштабирование и формирует понятную инвесторам отчетность.
На правах рекламы.
