НОВОСТИ В УЗБЕКИСТАНЕ
На этапе выбора ивент-подрядчика бизнесу важно понять главное: сможет ли агентство удержать проект при нештатной ситуации без потери качества.
Любое масштабное событие — это сложный инженерно-логистический процесс со множеством рисков: от отказов серверов и сценического оборудования до сбоев в логистике и смены задач за несколько часов до начала.
Надёжность ивент-агентства проверяется не только качеством идеи и соблюдением бюджета. Намного важнее то, как команда справляется с нештатными ситуациями, контролирует подрядчиков и гарантирует конечный результат. Чтобы оценить готовность к форс-мажорам, заказчику стоит проанализировать компанию по нескольким базовым критериям.
Не менеджер, а система
Первый маркер уязвимости — завязанность всех процессов на личности одного «сильного ивентщика». Если менеджер проекта самостоятельно держит в голове спецификации, контролирует сметы, обзванивает артистов и решает технические вопросы на площадке, значит заказчик «приобрёл» не гарантии компании, а личную выносливость человека. В случае болезни, ошибки или выгорания такого специалиста проект остаётся без управления.
«За 16 лет работы Unique Present Media Holding провёл более 5000 мероприятий. У нас были месяцы, когда команда проводила 78 ивентов, и дни, когда одновременно проходило девять разных событий. Главный вывод этого опыта прост: одно-два проекта способна сделать группа невероятно заряженных людей. Но когда параллельно идут несколько, личный энтузиазм сотрудников уже не может заменить собой чёткие процессы. Клиент должен выбирать не сильного ивент-менеджера, а систему, которая обеспечивает качество», — отмечает основатель Unique Present Media Holding Арсен Длянчев.
В Unique Present устойчивость строится на трёх элементах:
- разделение функций: креативный департамент разрабатывает концепцию, ивент отвечает за реализацию, а финансовый контролирует смету;
- грейдирование: сложность проекта соотносится с уровнем квалификации команды, а в мероприятиях высокого протокольного уровня участвует топ-менеджмент;
- институциональная память: позитивный и негативный опыт систематизируется через разборы ошибок, превращаясь в базу знаний всего агентства. Если опыт компании хранится лишь в памяти отдельных сотрудников, с их уходом организация теряет и свою экспертизу.
Благодаря установленным регламентам, команда Unique Present всегда знает, кто подхватит задачи, кто контролирует сроки и кто подключится, если проект отклонится от плана.
Готовность к сбою и наличие резерва
Надёжность проявляется не в отсутствии проблем, а в скорости реагирования и незаметности их ликвидации для гостей и заказчика.
«При подготовке одного технически сложного проекта десять дней шли монтаж и прогоны. За полтора часа до начала мероприятия произошёл критический сбой управляющего компьютера. Пока одна часть команды восстанавливала основной ПК, вторая оперативно доставила и наладила второй компьютер необходимой мощности. В итоге ивент прошёл на основном оборудовании, но рядом уже стоял готовый резерв. Профессионализм заключается именно в этом: мы не обещаем отсутствие форс-мажоров, но выстраиваем защиту так, чтобы клиент даже не заметил проблему», — поясняет Арсен Длянчев.
При оценке агентства заказчику стоит уточнять наличие регламентов, которые отвечают за дублирование ключевых элементов проекта.
База надёжных подрядчиков
Заказчики иногда совершают ошибку, считая преимуществом наличие у агентства собственного оборудования. На практике это скрытый риск для клиента. Компания, инвестировавшая в технику, вынуждена закладывать её в смету каждого проекта для окупаемости, даже если для концепции требуется совершенно иное решение.
Более целесообразный подход — отказ от закупки тяжёлых активов в пользу системы глубокого аудита и аккредитации внешнего рынка подрядчиков. Однако сам по себе объем партнёрской базы ещё не гарантирует надёжность: важны критерии отбора и аудит.
«У нас в базе более 700 подрядчиков, и свыше 330 из них аккредитованы. Задача агентства — не продать клиенту то оборудование, которое принадлежит компании, а собрать лучшее решение под его задачи. Чтобы сделать это, Unique Present проводит аудит: оценивает производственные мощности, состав команд, финансовую устойчивость и юридические риски. Оценка пересматривается после каждого проекта», — подчёркивает Арсен Длянчев.
Финансовая устойчивость и кассовые разрывы
В ивент-бизнесе движение средств от заказчика и обязательства перед производством редко совпадают по времени. Подготовка декораций, бронирование площадок и артистов требуют предоплаты ещё до поступления финальных траншей от клиента.
Если финансовое состояние компании полностью зависит от синхронности выплат клиентов, любые задержки платежей мгновенно ставят под угрозу подготовку всего мероприятия. Надёжный подрядчик обязан обладать собственным запасом прочности для покрытия кассовых разрывов.
Контроль обязательств и пост-аудит
Критерий, который легко проверить перед подписанием контракта — какими инструментами агентство контролирует свои обязательства. Значительная часть рисков возникает не из-за катастрофических сбоев, а из-за мелких договорённостей, потерянных в рабочей рутине.
«Мы строим систему так, чтобы контролировать исполнение обещаний. Если обязательство осталось только в переписке или памяти сотрудника, задача может забыться. Поэтому Unique Present сейчас развивает систему контроля обязательств с использованием искусственного интеллекта. Она фиксирует, что обещано клиенту, кто отвечает за выполнение, когда наступает дедлайн и есть ли риск нарушения. При серьёзной угрозе информация поступает руководителю до того, как проблема затронет заказчика», — говорит Арсен Длянчев.
Завершающим элементом системы выступает независимая оценка результатов после проекта.
«После мероприятия недостаточно просто спросить менеджера, доволен ли клиент. В Unique Present с заказчиком связывается независимый специалист клиентского сервиса, который не вёл этот проект. Его задача — услышать обратную связь, зафиксировать детали и передать замечания или спорные моменты руководству для сохранения долгосрочных отношений», — резюмирует Арсен Длянчев.
Ни один регламент полностью не исключит человеческий фактор. Но системный подход помогает минимизировать зависимость от ошибок отдельных сотрудников и быстрее реагировать на форс-мажоры.
Ознакомиться с проектами Unique Present Media Holding и обсудить задачи мероприятия можно вInstagram агентства.
Сайт: up.uz
На правах рекламы.
